玩转Excel的小诀窍

一、让不同类型数据用不同颜色显示。

在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以红色显示，大于等于1500元的工资总额以蓝色显示，低于1000元的工资总额以棕色显示，其它以黑色显示，我们可以这样设置。

1.打开工资表工作簿，选中工资总额所在列，执行格式条件格式命令，打开条件格式对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中大于或等于选项，在后面的方框中输入数值2000。单击格式按钮，打开单元格格式对话框，将字体的颜色设置为红色。

2.按添加按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于1500，字体设置为蓝色;小于1000，字体设置为棕色）。

3.设置完成后，按下确定按钮。

看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

Excel使用技巧

二、建立分类下拉列表填充项。

我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用数据有效性功能建了一个分类下拉列表填充项。

1.在Sheet2中，将企业名称按类别（如工业企业、商业企业、个体企业等）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。

2.选中A列（工业企业名称所在列），在名称栏内，输入工业企业字符后，按回车键进行确认。

仿照上面的操作，将B、C列分别命名为商业企业、个体企业

3.切换到Sheet1中，选中需要输入企业类别的列（如C列），执行数据有效性命令，打开数据有效性对话框。在设置标签中，单击允许右侧的下拉按钮，选中序列选项，在下面的来源方框中，输入工业企业，商业企业，个体企业序列（各元素之间用英文逗号隔开），确定退出。

再选中需要输入企业名称的列（如D列），再打开数据有效性对话框，选中序列选项后，在来源方框中输入公式：=INDIRECT（C1），确定退出。

4.选中C列任意单元格（如C4），单击右侧下拉按钮，选择相应的企业类别填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格（如D4），单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。

提示：在以后打印报表时，如果不需要打印企业类别列，可以选中该列，右击鼠标，选隐藏选项，将该列隐藏起来即可。

三、建立常用文档新菜单。

在菜单栏上新建一个常用文档菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。

1.在工具栏空白处右击鼠标，选自定义选项，打开自定义对话框。在命令标签中，选中类别下的新菜单项，再将命令下面的新菜单拖到菜单栏。

按更改所选内容按钮，在弹出菜单的命名框中输入一个名称（如常用文档）。

2.再在类别下面任选一项（如插入选项），在右边命令下面任选一项（如超链接选项），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面的操作对它进行命名（如工资表等），建立第一个工作簿文档列表名称。

重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。

3.选中常用文档菜单中某个菜单项（如工资表等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选分配超链接打开选项，打开分配超链接对话框。通过按查找范围右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如工资.xls等）文件夹，并选中该工作簿文档。

重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。

4.以后需要打开常用文档菜单中的某个工作簿文档时，只要展开常用文档菜单，单击其中的相应选项即可。

提示：尽管我们将超链接选项拖到了常用文档菜单中，但并不影响插入菜单中超链接菜单项和常用工具栏上的插入超链接按钮的功能。

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